Política de uso de la inteligencia artificial en la empresa: modelo gratis y registro de formación

Modelo de 10 puntos para copiar o descargar en Word, con el registro de formación en IA que pide el artículo 4 del Reglamento europeo de IA. Rellena lo que va entre corchetes.

Descargar el modelo en Word

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Modelo de política de uso de la IA

1. Objeto y alcance

Esta política fija cómo usa [Empresa] las herramientas de inteligencia artificial (IA) en su trabajo. Se aplica a toda la plantilla, a las personas en prácticas y a quien trabaje en nombre de [Empresa] con sistemas de IA.

2. Herramientas autorizadas

Solo se usan las herramientas de esta lista, con la cuenta de empresa cuando exista: [herramienta 1 · para qué · cuenta de empresa sí/no] · [herramienta 2 · …]. Para usar otra, se pide antes a [responsable].

3. Datos que nunca se introducen

Datos personales de clientes, de la plantilla o de terceros; datos de salud; contraseñas y claves; información confidencial o protegida por contrato; documentos internos marcados como reservados. Si una tarea los necesita, se anonimizan antes o no se usa IA.

4. Revisión humana

Todo resultado de IA que salga de la empresa (correo, oferta, informe, código, traducción) lo revisa una persona, que responde de él. La IA no toma decisiones sobre personas (selección, evaluación, despido) sin revisión humana completa.

5. Transparencia

Se indica que un contenido se ha generado con IA cuando lo pida la ley, el cliente o el contrato. Las imágenes, audios o vídeos generados o manipulados con IA que parezcan reales se marcan como tales.

6. Propiedad intelectual

No se introducen textos, imágenes o código de terceros sin derecho a usarlos. Antes de publicar o vender un resultado de IA, se comprueba que no copia obras protegidas.

7. Usos prohibidos

Los del artículo 5 del Reglamento europeo de IA (manipulación, puntuación social, reconocimiento de emociones en el trabajo, entre otros) y cualquier uso contrario a la ley o a esta política.

8. Formación (alfabetización en IA)

[Empresa] forma a quien usa IA en su nombre según su puesto y las herramientas que usa (artículo 4 del Reglamento de IA). Cada formación se anota en el registro del anexo.

9. Incidencias

Un error grave, una fuga de datos o un resultado discriminatorio se comunica en el día a [responsable] en [correo].

10. Revisión

Esta política la revisa [responsable] cada [12] meses o cuando cambien las herramientas o la ley. Versión [1.0] de [fecha].

Anexo: registro de formación en IA

Una fila por persona y formación. Guárdalo con la política: es la prueba de las medidas de alfabetización en IA.

Persona	Puesto	Herramientas de IA que usa	Formación recibida (título y horas)	Fecha	Evaluación (apto / nota)	Firma

Qué pide hoy el artículo 4

El Reglamento (UE) 2024/1689 obliga desde el 2-feb-2025 a formar a quien usa IA en nombre de la empresa. El Ómnibus Digital sobre IA (DOUE de 24-jul-2026, en vigor desde el 27-jul-2026) cambió la redacción: los proveedores y los responsables del despliegue adoptan medidas para apoyar la alfabetización en IA de su personal, sin tener que garantizar un nivel concreto a cada persona. Una política escrita, una formación adaptada al puesto y un registro son esas medidas.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria la formación en IA?

Sí, para las empresas que usan sistemas de IA en su trabajo. Desde el Ómnibus Digital sobre IA (en vigor desde el 27-jul-2026), el artículo 4 del Reglamento europeo de IA pide a proveedores y a quien despliega IA que adopten medidas para apoyar la alfabetización en IA de su personal. Ya no exige garantizar un nivel concreto a cada persona, pero sí que haya medidas.

¿Cómo demuestro que he formado a la plantilla?

Con una política de uso escrita y un registro de quién se ha formado, en qué, cuántas horas y con qué resultado. El anexo del modelo es ese registro.

¿Sirve para cualquier herramienta, como ChatGPT, Copilot o Gemini?

Sí. El punto 2 lista las herramientas autorizadas y para qué; el punto 3, los datos que nunca se introducen.

¿Tengo que informar a la plantilla?

Sí: entrega la política a cada persona y guarda constancia. Si hay representación legal de los trabajadores y la IA afecta a sus condiciones de trabajo, infórmala también.

Aviso. Modelo orientativo. CIRAMEVA no es un despacho de abogados; si tu empresa desarrolla o vende sistemas de IA de alto riesgo, las obligaciones son otras.